Wymeldowanie i zameldowanie
w pokoju hotelowym
Zameldowanie i wymeldowanie to bardzo istotne etapy kontaktu gościa z hotelem. To, w jaki sposób przebiegają formalności, w dużej mierze rzutuje na opinię klienta. Jak zorganizować wymeldowanie i zameldowanie w pokoju hotelowym, by wszystko poszło łatwo oraz sprawnie?
Zameldowanie – check-in
Zameldowanie, w branży nazywane po prostu check-in, to szereg czynności, które należy wykonać bezpośrednio po przyjeździe gościa do hotelu. Z perspektywy gościa często jest to niepotrzebny proces, dlatego też ważne jest, by przeszedł on sprawnie i szybko. Optymalnym czasem meldowania są 3-4 minuty, podczas których recepcjonista m in. opowiada o ważnych kwestiach związanych z pobytem, tj. lokalizacja pokoju, godzinach wydawania śniadania etc.
Co jest ważne podczas meldowania ze strony hotelu? Poniżej 8 etapów check-in:
- Powitanie gościa.
- Zapytanie o rezerwację:
- Gość dokonał rezerwacji – prośba o podanie nazwiska, wyszukanie rezerwacji, a także potwierdzenie wszelkich jej szczegółów;
- Gość nie dokonał rezerwacji – sprawdzenie, czy rezerwacja zgodna z jego oczekiwaniami jest w ogóle możliwa; jeśli tak – recepcjonista powinien przydzielić gościowi odpowiedni pokój.
- Następnie recepcjonista prosi gościa o wypełnienie elektronicznej karty meldunkowej. Aplikacja jest odpowiedzią na rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które weszło w życie 25 maja 2018 roku i działa bardzo prosto. Po wyszukaniu odpowiedniej rezerwacji recepcjonista podaje gościowi tablet ze zgodami zgodnymi z RODO, który za pomocą rysika odznacza je, a następnie składa na końcu swój podpis. W ten sposób dane zostają zapisane w systemie hotelowym.
- Ustalenie formy płatności.
- Zapytanie o życzenia gościa.
- Przekazanie gościowi kluczy i karty pobytu. Wytłumaczenie lub dyskretne wskazanie, gdzie znajduje się pokój. Poinformowanie o najważniejszych kwestiach związanych z pobytem.
- Wprowadzenie danych gościa do systemu – przydatny w tej kwestii jest program do rezerwacji hotelowych CHART.
- Ostatnim krokiem jest otworzenie rachunku.
Wymeldowanie – check-out
Wymeldowanie, z angielskiego check-out, to czynności, które należy wykonać, gdy gość kończy swój pobyt w hotelu. Check-out to przede wszystkim oddanie klucza lub karty magnetycznej oraz uregulowanie płatności, jeśli opłata nie została uiszczona przy zameldowaniu. Co ważne, to właśnie w trakcie wymeldowania klient może ubiegać się o fakturę VAT oraz odebrać rachunek.
Ciekawą opcją, jaką oferuję część hoteli, jest express lub fast check-out. Jak to działa? W momencie rezerwacji internetowej lub podczas meldowania gość podaje od razu wszystkie dane do faktury, opłaca usługę z góry lub podaje numer karty kredytowej. Rachunek za pobyt w hotelu wysyłany jest mailowo lub pocztą na wskazany adres. Dzięki temu jedyne, co gość musi zrobić, to oddać klucz w recepcji.
8 etapów check-out:
- Zapytanie gościa o pobyt w hotelu – czy minął mu przyjemnie i nie ma żadnych zastrzeżeń.
- Sprawdzenie, czy gość korzystał z dodatkowo płatnych usług — jeśli w hotelu jest Automatyka Hotelowa, recepcjonista ma tę informację w systemie. Sporym ułatwieniem jest też aplikacja dla personelu Staff Helper. Podzielona na 5 funkcjonalnych modułów posiada m.in. opcję Sprzedaż z minibaru, która pozwala na rejestrowanie zużycia i uzupełnienia artykułów z minibaru. Po odnotowaniu zawartości, informacja automatycznie przekazywana jest do systemu recepcyjnego, a rachunek gościa jest obciążony o ustaloną kwotę.
- Przedstawienie gościowi rachunku do akceptacji.
- Potwierdzenie ustalonej wcześniej formy płatności.
- Zapytanie, czy gość życzy sobie paragon, czy fakturę VAT i wystawienie wybranego dokumentu po przyjęciu zapłaty.
- W przypadku hotelu o wyższym standardzie recepcjonista powinien zaproponować wezwanie taksówki oraz przywołać bagażowego, jeśli jest to potrzebne.
- Podziękowanie za wybór hotelu oraz zaproszenie gościa do ponownego przyjazdu.
- Na samym końcu recepcjonista powinien życzyć gościowi bezpiecznej i przyjemniej podróży.
